Ο διορισμός DPO είναι υποχρεωτικός για συγκεκριμένες κατηγορίες οργανισμών και επιχειρήσεων, σύμφωνα με το άρθρο 37 του GDPR, όπως:

1. Δημόσιοι φορείς: Όλοι οι δημόσιοι οργανισμοί και οι δημόσιες υπηρεσίες (με εξαίρεση τα δικαστήρια που ενεργούν υπό δικαιοδοτικό ρόλο) είναι υποχρεωμένοι να ορίσουν DPO.
2. Επιχειρήσεις και οργανισμοί που επεξεργάζονται μεγάλες ποσότητες δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα: Επιχειρήσεις που ασχολούνται συστηματικά με μεγάλες κλίμακες προσωπικών δεδομένων, όπως τράπεζες, ασφαλιστικές εταιρείες και οργανισμοί υγειονομικής περίθαλψης, είναι υποχρεωμένοι να διαθέτουν DPO.
3. Επιχειρήσεις που επεξεργάζονται ευαίσθητα δεδομένα: Επιχειρήσεις που χειρίζονται ευαίσθητες κατηγορίες δεδομένων, όπως δεδομένα υγείας ή βιομετρικά δεδομένα, απαιτείται να ορίσουν DPO.

Παρόλο που ο διορισμός DPO δεν είναι υποχρεωτικός για όλες τις επιχειρήσεις, πολλές επιχειρήσεις επιλέγουν να τον ορίσουν προαιρετικά, προκειμένου να διασφαλίσουν ότι η προστασία των δεδομένων τους διαχειρίζεται αποτελεσματικά. Διαβάστε επίσης: Τι είναι το GDPR με απλά λόγια 

Ο ρόλος του DPO είναι πολυδιάστατος και περιλαμβάνει μια σειρά από αρμοδιότητες, οι οποίες είναι σημαντικές για τη συμμόρφωση με το GDPR:

1. Ενημέρωση και Συμβουλευτική: Ο DPO ενημερώνει και συμβουλεύει τον οργανισμό ή την επιχείρηση και τους υπαλλήλους του σχετικά με τις υποχρεώσεις τους βάσει του GDPR και άλλων νομοθεσιών περί προστασίας δεδομένων.
2. Παρακολούθηση της Συμμόρφωσης: Ο DPO επιβλέπει την εφαρμογή πολιτικών και διαδικασιών που σχετίζονται με την προστασία δεδομένων, διασφαλίζοντας ότι ο οργανισμός συμμορφώνεται με τις απαιτήσεις του GDPR.
3. Εκτίμηση Αντικτύπου: Ο DPO συντονίζει και παρέχει καθοδήγηση για τη διεξαγωγή εκτιμήσεων αντικτύπου σχετικά με την προστασία δεδομένων (DPIAs), όπου απαιτείται από τον GDPR.
4. Εκπρόσωπος Επικοινωνίας: Ο DPO είναι το σημείο επικοινωνίας ανάμεσα στον οργανισμό και τις εποπτικές αρχές προστασίας δεδομένων, αλλά και με τα άτομα των οποίων τα δεδομένα επεξεργάζονται.
5. Διαχείριση Παραβιάσεων Δεδομένων: Σε περίπτωση παραβίασης των δεδομένων, ο DPO είναι υπεύθυνος για τη διαχείριση της κατάστασης, την ειδοποίηση των εποπτικών αρχών και την ενημέρωση των επηρεαζόμενων ατόμων, εφόσον απαιτείται.

Ο ρόλος του DPO είναι καθοριστικός για την αποφυγή παραβιάσεων του GDPR και τη διατήρηση της εμπιστοσύνης των πελατών και συνεργατών προς τον οργανισμό. Ένας αποτελεσματικός DPO μπορεί να βοηθήσει στην αποφυγή μεγάλων προστίμων που σχετίζονται με παραβιάσεις του κανονισμού, ενώ παράλληλα διασφαλίζει ότι τα προσωπικά δεδομένα επεξεργάζονται με τον σωστό τρόπο, παρέχοντας προστασία στα δικαιώματα των ατόμων.